راهنمای خرید نرم‌افزار حسابداری برای سوپرمارکت‌ها
در این مقاله مهندس علی شراعی مدیر فناوری اطلاعات شرکت پخش عقاب لزوم استفاده از سیستم‌های جدید حسابداری به کمک نرم‌افزارهای ویژه را شرح داده است. او همچنین نکاتی را در زمینه تهیه نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی ذکر کرده که می‌تواند تا حد زیادی راهنمای خریداران نرم افزارهای حسابداری باشد
بازار محصولات مصرفی روزانه خانوار ایرانی به طور سنتی توسط فروشگاه‌های کوچک محلی تأمین می‌شده‌اند. چنین فروشگاه‌های طی دوران مختلف اسامی مختلفی داشته‌اند اما ماهیت آن‌ها نسبتاً یکسان و دست‌نخورده باقی مانده است. در دورانی دکان، دوران دیگر بقالی و امروز آن‌ها را سوپرمارکت نامیده‌اند اما می‌توان ادعا کرد که همیشه نوعی تجارت خرد محلی، مبتنی بر رابطه رودررو و نزدیک با مشتری و ریشه‌هایی در همان جغرافیا باقی مانده‌اند. ازاین‌رو می‌توان ماهیت این بخش از تجارت را با فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای جدید و سایت‌های فروش اینترنتی متفاوت و شاید در تقابل دانست.
به‌جرئت می‌توان گفت که در هیچ دوره‌ای شاهد چنین رقابت فشرده‌ای در چنین ابعاد گسترده‌ای نبوده‌ایم. هر روز بر تعداد فروشگاه‌های زنجیره‌ای و سایت‌های اینترنتی افزوده می‌شود. این بخش از بازار به واسطه پشتوانه مالی زیاد، قدرت چانه‌زنی با تولیدکننده و فروش زیاد توانسته بر تنوع بالا و قیمت پایین تکیه داده و سوپرمارکت‌های محلی را تحت فشار قرار دهد. در این میان فروشگاه‌های کوچک با سرمایه‌های خرد تنها در صورتی توان رقابت و ماندن در میدان را خواهند داشت که سیستم‌های خود را از سنتی به مدرن تغییر دهند.
تابه‌حال مرسوم بوده که بخشی از سرمایه فروشگاه‌های محلی که از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کرده‌اند تلف می‌شده و یا به‌اصطلاح عام آن سوخت می‌شده است. عدم اشراف به موجودی انبار، از یاد رفتن محاسبات مالی، عدم محاسبه هزینه فایده کالاها و بسیاری دیگر دلیل این به‌اصطلاح سوخت شدن بوده است. درهرصورت فروشگاه‌های مدنظر این مقاله عمدتاً فروش چشمگیر و حاشیه سود نسبتاً قابل قبولی داشته‌اند و ازاین‌رو تا حدی سرمایه سوخت شده را جبران کرده‌اند اما در حال حاضر قواعد بازی تغییر کرده‌اند.
قواعد بازی تغییر کرده است استفاده از نرم‌افزارها و سیستمی شدن یک ضرورت است
برخی از فروشگاه‌ها، بخشی از درامد خود را به واسطه کم شدن مشتریان و یا اجبار به فروش تخفیفی از دست داده‌اند و به همین خاطر دیگر نمی‌توانند نسبت به سوخت شدن سرمایه بی‌تفاوت باشند. رقابت در بازار امروز نیازمند نظم و دقت مالی برای به حداقل رساندن هزینه‌ها و اتلاف‌ها است. دیگر نمی‌توان تنها به اتکای روش‌های سنتی فروشگاه خود را اداره کرد. انبارداری، کنترل موجودی و خروجی‌ها، ثبت فاکتور، مدیریت چک‌ها، محاسبه سود و زیان، حقوق و دستمزد، همه و همه نیازمند سیستم یکپارچه ایست که معمولاً در نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی گرد آمده است.
برخی از فروشگاه‌ها، بخشی از درامد خود را به واسطه کم شدن مشتریان و یا اجبار به فروش تخفیفی از دست داده‌اند و به همین خاطر دیگر نمی‌توانند نسبت به سوخت شدن سرمایه بی‌تفاوت باشند. رقابت در بازار امروز نیازمند نظم و دقت مالی برای به حداقل رساندن هزینه‌ها و اتلاف‌ها است.
تا اینجا در مورد لزوم استفاده از سیستم‌های جدید و نرم‌افزارهای حسابداری گفتیم. حال سؤال این است که چه سیستمی را باید به کار گرفت؟ در ادامه نکات مهمی که باید در خرید یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی مدنظر قرار گیرد آمده است.
متناسب با نیازها و کار شما باشد
در مرحله اول در نظر داشته باشید که حتماً نرم‌افزاری را انتخاب کنید که مخصوص سوپرمارکت باشد. لیستی از کارهایتان که نیاز به ثبت و مدیریت دارد تهیه کنید و مطمئن شوید که نرم‌افزار پاسخگوی همه آن‌ها هست. برخی از شرکت‌ها در نرم‌افزارها تغییراتی نیز به درخواست مشتری اعمال می‌کنند. درهرصورت نیاز به هزینه زیاد نیست، تنوع نرم‌افزارهای موجود آن‌قدر هست که با هزینه‌ای معقول بتوانید نرم‌افزاری مناسب تهیه کنید.
نرم‌افزار باید قابلیت توسعه با کسب‌وکار شما را داشته باشد
یکی از مزایای استفاده از سیستم‌های نوین حسابداری و مدیریت این است که در مواقع ریسک تغییرات و توسعه کسب‌وکار را کاهش می‌دهند. این در صورتی ممکن خواهد بود که نرم‌افزار انتخابی شما قابلیت توسعه و بهبود را داشته باشد. اگرچه توصیه شده است که نرم‌افزار مناسب نیازهای کنونی شما باشد ولی به این معنی نیست که شما را محدود کند. هنگام تصمیم به خرید نرم‌افزار آینده کسب‌وکارتان را تصور کنید. ببینید چه کارهایی به شما اضافه خواهد شد و به چه چیزهایی در آینده نیاز خواهید داشت و نرم‌افزار را با توجه به آینده تهیه کنید. البته بهترین حالت نرم‌افزارهایی است که نسخه‌های متعددی برای ابعاد مختلف کسب‌وکار دارند. مثلاً نسخه اول برای سوپرمارکت کوچک، نسخه دوم برای متوسط و نسخه سوم برای سوپرمارکت‌های بزرگ است. چنین نرم‌افزاری در صورت توسعه فقط به تغییر نسخه نیازمند است.
پرس‌وجو کنید
احتمال زیاد پیش از شما افراد دیگری از نرم‌افزار مورد نظرتان استفاده کرده‌اند. یا می‌توانید از شرکت تولیدکننده نرم‌افزار بخواهید که چند نفر از مشتریان خود را به شما معرفی کند. تجربه کار واقعی با نرم‌افزار بهترین محک است. همچنین می‌توانید از همکارانی که پیش از این نرم‌افزاری را به کار برده‌اند کمک و راهنمایی بگیرید. شاید نرم‌افزار مورد استفاده آن‌ها برای شما نیز مناسب باشد.
پیش از خرید یا ماهر شوید و یا مطمئن از توانایی کسب مهارت
بهترین نرم‌افزارها بدون وجود کسی که بتواند از آن استفاده کند ناکارآمد هستند. در ابتدا یا باید مهارت کافی برای استفاده از نرم‌افزار را داشته باشید و یا شخصی ماهر را به استخدام در آورید. در غیر این صورت باید پیش از خرید نرم‌افزار اطمینان یابید که شرکت تولیدکننده آن جلسات آموزشی کافی را برگزار خواهد کرد و شما هم کسی را دارید که بتواند در این جلسات شرکت کرده و مهارت‌ها را بیاموزد.
از پشتیبانی نرم‌افزار اطمینان حاصل کنید
اکثر شرکت‌ها نرم‌افزارهای خود را تا مدت‌زمان مشخصی به صورت رایگان پشتیبانی می‌کنند و پس از آن با هزینه‌ای ازپیش¬تعیین‌شده پشتیبان شما و نرم‌افزار خود هستند. پیش از خرید اطلاعات کافی در زمینه پشتیبانی را به دست آورید.
مطمئن شوید گزارش‌های خروجی نرم‌افزار پاسخگوی نیازهای شماست
لیستی از خروجی‌های مورد نیاز تهیه کنید. فرمت خروجی‌ها را مشخص کنید. در صورتی که نیاز به گزارش اکسل یا هر فرمت دیگر دارید حتماً نیاز خود را به کارشناس فروش نرم‌افزار بگویید.
